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5 retos de llevar una oficina presencial a remota

Gabriela Gascot

El año 2020 es recordado como un año de muchos retos y cambios a la realidad en la cual vivíamos. Desde cómo nos saludamos hasta la manera que se hacen compras. El contacto e interacción de persona a persona ha cambiado y esto, por supuesto, afecta la manera que se trabaja en muchos lugares hoy día. ¿Cómo se prepara una empresa para este cambio drástico donde es incierto el momento que todo vuelva a la normalidad? Al final del día, ¿serán mejor estos nuevos procesos y forma de trabajar?

Según múltiples encuestas, como la de Harvard Business School, el 61% de los encuestados prefieren trabajar de manera híbrida y un 27% prefiere que sea completamente remoto. Además, empresas como Google, Amazon y Microsoft han visto un incremento tanto en productividad como resultados positivos en sus ganancias.

Ahora bien, en esta situación difícil que atravesamos, no todas las empresas han podido adaptarse de manera rápida o efectiva. El trabajar remoto, reclutar, mantener la cultura, buena comunicación, conservar la afinidad entre equipos y aumentar las ventas han sido un reto para muchos. Por esto, el conocer cómo otras empresas se han adaptado puede ayudarte a adoptar mejores prácticas, estrategias y métodos que puedes implementar o sugerir en tu lugar de trabajo.

Te compartimos retos que CEGsoft ha atravesado en la pandemia y cómo lo ha trabajado. ¡Esperamos sea de ayuda!

Reto: Mover todas las operaciones de manera remota rápida y segura.

En CEGsoft, se estableció un plan de trabajo, ofrecimos apoyo y materiales electrónicos para que el equipo tenga lo necesario en sus hogares para que esta transición fuese más fácil. Además, una vez al año se tiene una reunión entre todo el equipo de CEGsoft con expertos sobre la continuidad de las operaciones en momentos de crisis que nos ayudó a prepararnos para situaciones como estas.

Reto: Comunicación entre equipos

A pesar de no poder ver al equipo día a día, no perdimos la comunicación. Gracias a que utilizamos Slack y Teams desde varios años, este cambio no fue uno drástico para nosotros, sin embargo, el cambio mayor fue llevar las reuniones de esta manera en vez de físicamente.

Para mantener una comunicación fluida se implementó:

  • Reuniones diarias entre equipos
  • Reuniones semanales con cada departamento y su gerente
  • Reunión semanal interdepartamental

A mediados de la pandemia, solo en ocasiones necesarias y con los debidos protocolos, se llevaban a cabo reuniones físicamente en la oficina. Ahora con la mayoría de nuestros empleados vacunados, hay más flexibilidad. Si el empleado desea y no se ha llegado a la capacidad máxima de personas en la oficina, puede trabajar desde la misma. Estamos conscientes que hay persona que prefieren trabajar desde la oficina y otros desde sus hogares.

Reto: Mantener la cultura organizacional

Han disminuido en frecuencia las actividades que solíamos hacer, sin embargo, se han buscado alternativas como:

• Celebrar cumpleaños firmando postales virtuales
• Resaltar logros y anuncios por medio de Slack
• Planificar almuerzos y actividades una vez al mes
• Otorgar un día feriado por el trabajo y desempeño del equipo
• Celebrar con cada equipo la semana de su oficio
• Una actividad al aire libre para team building
• Se continúa ofreciendo café para aquellos en la oficina
• Reunión virtual una vez al mes entre todo el equipo y el CEO para estatus

Reto: Inducción

Para CEGsoft es importante que los nuevos integrantes pasen por un proceso de inducción donde se establece un calendario para que se reúna con cada líder de los distintos departamentos y así conozca nuestros productos a fondo al igual que los procesos. Esto permite al nuevo empleado a comenzar a sentirse como parte integral del equipo.

Reto: Salud de nuestros empleados

CEGsoft no solo ofrece a cada empleado un plan médico, sino que fue más allá y se encargó de coordinar y ofrecerle la opción a todo el equipo de trabajo recibir la vacuna contra el COVID-19, así disminuyendo las probabilidades de alguna transmisión del virus entre nosotros.

También, adicional a tener varias estaciones de desinfectantes, se lleva a cabo un protocolo completo de limpieza de nuestras instalaciones por parte de un equipo dedicado. Al momento de entrar, se le toma la temperatura a la persona y se le ofrece una mascarilla nueva en caso de no tener o preferir utilizar una nueva.

¿Cuál fue el secreto de nuestro éxito?

Nuestra prioridad se convirtió en aumentar nuestra productividad mientras nos adaptábamos a una nueva realidad para poder continuar brindado un producto y servicio premium a nuestros clientes sin tener que hacer ajustes en la plantilla de empleados.

Algunas claves que nos llevaron a lograr esto fue la documentación, la comunicación, el reclutamiento de empleados que encajan dentro de la cultura organizacional, mantener a los empleados motivados, el trabajo en equipo, tener un plan de continuidad ya establecido y el tener las metas claras.

Esto nos permitió lograr en este pasado año tan atípico y complicado:

• Aumentar la plantilla
• Mejorar la comunicación
• Mantener la cultura organizacional
• Completar proyectos como la nueva versión de Taxmania

Por último, gracias a las aplicaciones en el Cloud que se pueden acceder desde cualquier lugar de manera fácil y segura, el adaptarnos a situaciones como esta ha sido una más llevadera. Por esto, CEGsoft se ha dado la tarea de innovar y trabajar para poder ofrecer todos sus productos en la nube, así como lo ha hecho con Expert Tax, que permite acceder al producto desde cualquier lugar con internet, ayudando así a que las oficinas de nuestros clientes puedan seguir con sus operaciones de manera ininterrumpidas en caso de pasar situaciones como esta o como otras que han atravesado la isla.

No cabe duda de que la pandemia ha cambiado nuestras vidas y la forma de trabajar. El prepararnos y adaptarnos a los cambios es esencial para poder progresar.

Cuéntanos, ¿cómo te ha ido adaptándote con los retos que ha traído el COVID-19 y que soluciones has implementado?