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Cómo Organizarse para una Reunión Exitosa

Danielle Newby

Todos lo hemos experimentado: reuniones horribles que parecen carecer de cualquier tipo de organización o punto alguno. Esas horas de su vida que nunca volverán. Pero si usted es el responsable de la planificación y la realización de una reunión exitosa, a menudo es más fácil del dicho al hecho. Afortunadamente, hay algunos pasos que puede tomar para organizar una reunión exitosa.

Comience con la pregunta más importante

Una de las peores cosas en el mundo es ser convocado a una reunión que es totalmente innecesaria. No sólo eso, sino que las reuniones innecesarias también son una pérdida de tiempo. Antes de decidirse a llevar a cabo una reunión, asegúrese de tener una buena razón para hacerla. Si hay un tema que desea discutir con sus empleados, comience preguntándose qué otros medios pueden estar disponibles. Por ejemplo, ¿sería más efectivo enviar un memo a toda la compañía? Si es así, intente ese método antes de decidirse a coordinar una reunión.

Establezca metas claras y alcanzables

Si llevar a cabo una reunión se justifica, asegúrese de tener un propósito claro para hacerlo. Idealmente, el propósito de una reunión cae en una o más de las siguientes categorías:

  • Resolver un problema
  • Llegar a una decisión como grupo
  • Conocer el estado de trabajos pendientes

No sólo se necesita tener un propósito para su reunión, también debe tener metas y resultados medibles. Estos le ayudarán a mantener el enfoque de su reunión. Es recomendable escribir estas metas y formular temas que te ayudarán a lograr estos resultados.

Crear y distribuir una Agenda

Una gran manera de acortar las reuniones sin perder productividad es crear y distribuir una agenda para que los participantes la revisen antes que comience la reunión. Las agendas deben ser enviadas por correo electrónico a su equipo por lo menos un par de horas antes de la reunión para darles suficiente tiempo a revisarlas (idealmente, podrías enviarlo con un día o dos de anticipación). De esta manera, todo el mundo puede llegar preparado. Una de las mayores pérdidas de tiempo en una reunión es tener que separar cinco minutos al comienzo de la reunión para que todos lean la agenda.

Asignar a un empleado a tomar notas

Otra gran manera de mejorar la organización de su reunión y asegurar su éxito es delegarle a un empleado de confianza la tarea de tomar notas para así convertirlas en minutas de la reunión. Esencialmente las minutas de una reunión son sólo recapitulaciones de lo que sucedió. Son excelentes para futuras consultas. Idealmente, las minutas deben incluir los temas principales discutidos en la reunión, la fecha y hora de la reunión, los asistentes, y cualquier decisión tomada o seguimiento necesario. Usted, así como todos los participantes, deben recibir una copia de las minutas y mantenerlas accesibles para futuras referencias.

Fomente la aportación de los participantes

Por último, pero no menos importante, asegúrese de pedir la opinión de los participantes, ya sea en forma de una encuesta anónima o permitir que los empleados se acerquen a usted de forma individual. Esto puede ser una gran manera de conocer lo que está funcionando contra lo que podría mejorar en su próxima reunión.

Siguiendo estos simples consejos para organizar reuniones exitosas, usted podrá mejorar la eficiencia y el éxito para futuras ocasiones. Como resultado, sus empleados no tendrán que sufrir otra reunión tediosa y desenfocada. En su lugar, van a mantenerse interesados y productivos.